 |
| Sumber: https://www.youtube.com/@Ruang Belajar Saya |
Ini adalah soal soal yang kami susun sesuai formasi jabatan pengadministrasi perkantoran, soal ini juga sudah lengkap dengan pembahasan jawaban benar sehingga anda bisa faham dalam mempelajari soal tersebut.
Soal nomor 1.
Di sebuah kantor dinas, Anda menerima tiga berkas dari unit berbeda dalam amplop yang sama notulen rapat, surat pengantar, dan dokumen evaluasi kinerja tahunan. Namun tidak ada catatan pengantar resmi atau nomor registrasi. Apa tindakan pertama yang paling sesuai sebelum memproses dokumen-dokumen tersebut?
A. Menyimpan berkas dalam rak bersama dokumen lainnya tanpa klasifikasi
B. Menyerahkan langsung berkas ke bagian kepegawaian tanpa catatan
C. Menyortir dokumen berdasarkan jenis
D. Menyalin semua berkas lalu mengarsipkan salinannya sebagai cadangan
E. Mengembalikan seluruh berkas kepada unit pengirim tanpa penjelasan
C. Menyortir dokumen berdasarkan jenis
Karena, pemisahan dokumen berdasarkan jenis adalah langkah awal yang krusial agar setiap dokumen dapat diklasifikasi dan diproses sesuai jalur administrasi yang tepat. Pencatatan dalam lembar kendali memastikan ketertelusuran dokumen.
Soal nomor 2.
Dalam prosedur memilah dokumen berdasarkan kepentingan organisasi, mana di antara berikut ini yang bukan menjadi kategori umum pemilahan dokumen?
A. Dokumen hukum
B. Dokumen pribadi staf
C. Dokumen operasional
D. Dokumen keuangan
E. Dokumen perencanaan
B. Dokumen pribadi staf
Karena, dokumen pribadi staf bukan termasuk dalam lingkup pengelolaan administrasi organisasi, sehingga tidak boleh disimpan, dipilah, atau diproses oleh unit administrasi kantor kecuali berkaitan langsung dengan urusan dinas.
Soal nomor 3.
Anda bertugas mengelola arsip harian dan mendapati banyak dokumen permohonan dari masyarakat yang bercampur dengan laporan internal. Semua dokumen datang secara acak dan tidak terurut. Apa pendekatan terbaik untuk memastikan dokumen tersebut ditangani dengan benar?
A. Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis
B. Menggabungkan semua dokumen ke dalam satu berkas agar efisien
C. Menyerahkan dokumen kepada unit lain tanpa verifikasi
D. Mengarsipkan hanya dokumen dari pihak internal dan sisanya diabaikan
E. Mencetak ulang semua dokumen dan menyusun ulang secara kronologis
A. Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis
Karena, pengelompokan awal berdasarkan jenis dan tujuan akan membantu memastikan bahwa dokumen tidak tertukar jalur prosesnya, sehingga pelayanan administrasi tetap akurat dan efisien.
Soal nomor 4.
Dalam sistem pengelolaan dokumen berbasis elektronik, pengelompokan dokumen tetap dilakukan meskipun semua data dapat dicari dengan kata kunci. Apa alasan utamanya?
A. Karena sistem pencarian sering kali tidak berfungsi
B. Supaya pegawai tetap bekerja seperti cara lama
C. Agar struktur folder memudahkan audit dan pelaporan
D. Untuk menambah beban kerja staf arsip
E. Karena pengelompokan mempercepat penghapusan massal
C. Agar struktur folder memudahkan audit dan pelaporan
Karena, meskipun sistem digital memudahkan pencarian, pengelompokan dokumen tetap dibutuhkan agar keamanan data terjaga, audit dapat dilakukan sistematis, dan pengguna hanya bisa mengakses dokumen yang relevan dengan kewenangannya.
Soal nomor 5.
Salah satu prinsip dalam memproses dokumen administrasi publik adalah ketertelusuran. Berikut ini yang paling mencerminkan prinsip tersebut adalah
A. Dokumen dicetak ulang bila diperlukan
B. Semua dokumen disimpan di meja kepala bagian
C. Dokumen hanya disimpan setelah diparaf pimpinan
D. Dokumen diunggah secara acak ke server lokal
E. Setiap dokumen yang masuk dan keluar dicatat dalam sistem kendali
E. Setiap dokumen yang masuk dan keluar dicatat dalam sistem kendali
Karena, prinsip ketertelusuran menuntut semua dokumen memiliki jejak proses dari awal sampai akhir. Pencatatan dalam sistem kendali memungkinkan pengawasan, audit, dan pengambilan keputusan yang akurat.
Soal nomor 6.
Dalam kegiatan penataan arsip, staf administrasi menggabungkan dokumen keputusan pimpinan, dokumen pengaduan publik, dan salinan tagihan listrik ke dalam satu map besar tanpa label. Apa konsekuensi langsung dari tindakan tersebut?
A. Mempermudah proses pemusnahan dokumen jangka pendek
B. Mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan
C. Menyulitkan pencarian dan rawan kesalahan distribusi dokumen
D. Memudahkan atasan membaca seluruh dokumen sekaligus
E. Tidak ada dampak berarti selama dokumen tersimpan
C. Menyulitkan pencarian dan rawan kesalahan distribusi dokumen
Karena, penggabungan dokumen lintas fungsi tanpa klasifikasi akan menyulitkan identifikasi ketika dokumen dibutuhkan kembali. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan, kesalahan pengambilan keputusan, bahkan kehilangan dokumen.
Soal nomor 7.
Seorang staf diminta untuk memilah dokumen hasil monitoring kegiatan lapangan. Namun, ia hanya membagi berdasarkan wilayah, bukan jenis kegiatan. Apa potensi masalah dari tindakan ini?
A. Semua dokumen tetap aman disimpan
B. Informasi penting antar jenis kegiatan bisa tercampur
C. Pengarsipan menjadi lebih rapi
D. Wilayah lebih mudah dilacak daripada jenis kegiatan
E. Sistem backup otomatis akan memperbaiki kesalahan
B. Informasi penting antar jenis kegiatan bisa tercampur
Karena, pemilahan berdasarkan wilayah saja tidak cukup untuk keperluan evaluasi dan analisis. Kegiatan berbeda memerlukan penanganan berbeda, sehingga harus dipilah berdasarkan jenis kegiatan terlebih dahulu.
Soal nomor 8.
Apa alasan utama dokumen dalam pengelolaan surat menyurat dinas diberi kode klasifikasi sebelum diarsipkan?
A. Supaya surat lebih cepat dicetak
B. Agar kode bisa digunakan sebagai nomor rapat
C. Supaya staf administrasi terlihat sibuk
D. Untuk membedakan jenis surat dan memudahkan pelacakan dokumen
E. Agar pengiriman lebih efisien melalui kurir pribadi
D. Untuk membedakan jenis surat dan memudahkan pelacakan dokumen
Karena, kode klasifikasi merupakan identitas dokumen berdasarkan isi dan fungsinya. Kode ini penting untuk pengarsipan, pelacakan, dan referensi di masa mendatang tanpa harus membaca seluruh isi dokumen.
Soal nomor 9.
Mengapa dokumen yang telah selesai diproses tetap harus disimpan dan diarsipkan sesuai ketentuan?
A. Karena ruangan arsip masih kosong
B. Agar bisa ditunjukkan kepada tamu
C. Untuk keperluan hukum, pertanggungjawaban, dan audit
D. Karena pimpinan meminta semua dokumen disimpan
E. Supaya dapat dijual sebagai kertas bekas
C. Untuk keperluan hukum, pertanggungjawaban, dan audit
Karena, dokumen administrasi adalah bukti formal dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi. Penyimpanan sesuai ketentuan mendukung transparansi, akuntabilitas, dan pemenuhan regulasi audit publik.
Soal nomor 10.
Apa dampak dari tidak memilah dokumen elektronik berdasarkan kategori di sistem digital?
A. Pencarian dokumen akan memakan waktu dan memicu kesalahan akses
B. Pegawai bisa bekerja lebih cepat
C. Sistem akan otomatis memisahkan dokumen
D. Semua pengguna bisa melihat dokumen yang sama
E. Kapasitas penyimpanan akan meningkat drastis
A. Pencarian dokumen akan memakan waktu dan memicu kesalahan akses
Karena, meskipun digital, dokumen tetap membutuhkan struktur dan klasifikasi. Tanpa pemilahan, proses pencarian akan lambat dan pengguna bisa mengakses dokumen yang bukan wewenangnya, melanggar prinsip keamanan informasi.
Soal nomor 11.
Seorang pengadministrasi menemukan tumpukan dokumen fisik hasil cetak dari pengajuan daring yang tidak dilengkapi nomor referensi atau nama pengirim. Dokumen tersebut berasal dari berbagai unit. Apa tindakan paling tepat yang dilakukan terlebih dahulu?
A. Menyerahkan seluruh dokumen kepada kepala bagian
B. Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis pengajuan
C. Mengarsipkan semua dokumen ke dalam folder tahun berjalan
D. Membuat salinan dokumen untuk disimpan dalam bentuk digital
E. Menyimpan dokumen di meja sendiri hingga ada petunjuk
B. Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis pengajuan
Karena, tindakan ini memungkinkan verifikasi keaslian dan kelengkapan dokumen sebelum diproses lebih lanjut. Pengelompokan awal sangat penting untuk memetakan jalur penanganan yang tepat.
Soal nomor 12.
Mengapa klasifikasi dokumen perlu dibedakan antara dokumen permanen dan sementara?
A. Untuk menentukan masa simpan
B. Agar dapat dikirimkan secara acak
C. Supaya dokumen lama bisa dijual
D. Agar ruangan terlihat rapi
E. Karena semua dokumen butuh label
A. Untuk menentukan masa simpan
Karena, klasifikasi ini digunakan untuk mengelola dokumen berdasarkan pentingnya informasi dan ketentuan hukum. Dokumen permanen tidak boleh dimusnahkan, sedangkan dokumen sementara punya masa simpan terbatas.
Soal nomor 13.
Dalam proses pemilahan dokumen pengaduan masyarakat, Anda menemukan satu berkas tanpa tanda tangan dan tanpa bukti pendukung. Apa pendekatan yang paling sesuai?
A. Langsung mendistribusikan ke bagian pengaduan
B. Menyimpan dokumen tersebut bersama laporan yang sah
C. Mengembalikan dokumen kepada penerima awal untuk dilengkapi
D. Menyalin dan memasukkan dokumen dalam daftar prioritas
E. Mengarsipkan sebagai dokumen pengaduan umum
C. Mengembalikan dokumen kepada penerima awal untuk dilengkapi
Karena, dokumen yang belum lengkap tidak bisa diproses resmi. Pengembalian ini menjadi prosedur administrasi yang adil agar pengirim dapat melengkapi dan mengajukan kembali secara sah.
Soal nomor 14.
Berikut ini adalah prinsip utama pengelompokan dokumen dalam administrasi, kecuali
A. Kesamaan jenis isi
B. Tingkat urgensi
C. Asal dokumen
D. Warna amplop dokumen
E. Tujuan penanganan
D. Warna amplop dokumen
Karena, pengelompokan dokumen didasarkan pada karakteristik isi dan fungsinya, bukan berdasarkan bentuk fisik atau kemasan dokumen yang tidak mencerminkan substansi administratif.
Soal nomor 15.
Mengapa dokumen disposisi pimpinan harus dipisahkan dari dokumen pelengkap lainnya dalam satu pengajuan surat masuk?
A. Supaya mudah disalin untuk cadangan
B. Agar surat pengantar lebih menonjol
C. Untuk memastikan instruksi pimpinan tercatat
D. Karena dokumen pelengkap tidak perlu dicatat
E. Supaya bisa dibaca oleh semua staf
C. Untuk memastikan instruksi pimpinan tercatat
Karena, disposisi berisi arah tindak lanjut atau keputusan, dan perlu dikelola secara khusus agar tidak hilang atau keliru penanganannya. Memisahkan dokumen ini memastikan kejelasan jalur tindak lanjutnya.
Soal nomor 16.
Seorang staf diberi tugas memproses dokumen kelengkapan pelaporan kegiatan dari dua unit. Salah satu unit mengirim dokumen dengan lampiran tak lengkap. Apa sikap administrasi yang sesuai prosedur?
A. Menggabungkan semua dokumen dan mengarsipkan
B. Memproses dokumen lengkap dan mengembalikan yang belum lengkap
C. Menolak semua dokumen agar adil
D. Mendistribusikan dokumen tanpa verifikasi
E. Menyimpan dokumen tidak lengkap untuk proses berikutnya
B. Memproses dokumen lengkap dan mengembalikan yang belum lengkap
Karena, prosedur administrasi menganjurkan untuk tetap melanjutkan proses terhadap dokumen yang sah sambil mengembalikan yang belum lengkap agar diperbaiki. Hal ini menjaga efisiensi dan akurasi proses kerja.
Soal nomor 17.
Saat mendistribusikan dokumen internal antar unit, staf pengadministrasi lupa mencatat pengiriman dalam buku ekspedisi. Apa risiko yang paling mungkin terjadi?
A. Dokumen bisa hilang tanpa jejak
B. Pengiriman tetap aman karena sudah dikirim langsung
C. Dokumen bisa diulang dan dicetak lagi
D. Penerima akan tetap tahu siapa pengirimnya
E. Pimpinan akan menggantikan pencatatan yang hilang
A. Dokumen bisa hilang tanpa jejak
Karena, pencatatan distribusi merupakan langkah kontrol agar setiap pergerakan dokumen dapat ditelusuri. Tanpa pencatatan, tidak ada bukti yang sah untuk pelacakan jika terjadi masalah.
Soal nomor 18.
Apa tujuan utama penomoran dokumen dalam sistem administrasi perkantoran?
A. Agar terlihat lebih resmi
B. Supaya mudah diwarnai
C. Untuk mempermudah pencarian dan pengarsipan
D. Agar semua staf bisa ikut mencetak
E. Untuk membedakan antara yang penting dan tidak
C. Untuk mempermudah pencarian dan pengarsipan
Karena, nomor dokumen berfungsi sebagai identitas unik yang memungkinkan setiap dokumen ditelusuri berdasarkan urutan dan klasifikasi. Ini sangat penting untuk pengelolaan arsip dan pertanggungjawaban.
Soal nomor 19.
Mengapa dokumen usulan dan laporan kegiatan perlu dipisahkan dalam pengelompokan arsip?
A. Karena keduanya berasal dari orang yang berbeda
B. Supaya warna dokumennya seragam
C. Agar bisa dicetak secara bersamaan
D. Untuk menghemat ruang simpan
E. Karena memiliki siklus kerja dan evaluasi yang berbeda
E. Karena memiliki siklus kerja dan evaluasi yang berbeda
Karena, usulan biasanya berkaitan dengan perencanaan, sedangkan laporan mencerminkan hasil pelaksanaan. Kedua dokumen itu berada pada tahapan administrasi yang berbeda sehingga harus ditangani secara terpisah.
Soal nomor 20.
Apa akibatnya jika dokumen rahasia tidak diproses dengan klasifikasi khusus?
A. Dokumen tetap aman jika hanya sedikit yang tahu
B. Proses administrasi tetap berjalan normal
C. Informasi dapat bocor dan menimbulkan kerugian institusi
D. Dokumen tersebut akan cepat diproses
E. Tidak ada dampak karena hanya bersifat administratif
C. Informasi dapat bocor dan menimbulkan kerugian institusi
Karena, dokumen rahasia mengandung informasi penting yang tidak boleh diakses oleh semua pihak. Tanpa klasifikasi dan penanganan khusus, risiko kebocoran meningkat dan bisa berdampak pada reputasi atau kerahasiaan strategi institusi.
Soal nomor 21.
Seorang staf menemukan bahwa dokumen pengajuan anggaran dari tiga bidang berbeda belum diberi cap institusi dan tidak disertai formulir pendukung. Sebagai pengadministrasi yang baik, apa langkah yang paling tepat?
A. Menyimpan dokumen dan menunggu arahan lebih lanjut
B. Langsung mengarsipkan sebagai dokumen tidak sah
C. Mengarsipkan hanya dokumen dari bidang yang lebih penting
D. Meneruskan semua dokumen ke kepala bagian keuangan
E. Mengembalikan dokumen ke masing-masing bidang untuk dilengkapi
E. Mengembalikan dokumen ke masing-masing bidang untuk dilengkapi
Karena, pemrosesan dokumen yang tidak lengkap dapat menimbulkan kekeliruan dan pelanggaran prosedur. Pengembalian dilakukan agar dokumen memenuhi syarat formal sebelum diproses lebih lanjut.
Soal nomor 22.
Mengapa dokumen yang sifatnya “rahasia terbatas” tidak boleh didistribusikan melalui saluran umum atau email massal?
A. Agar tidak dicetak ulang
B. Supaya dokumen tidak menyebar ke media sosial
C. Untuk menjaga integritas informasi
D. Karena file-nya terlalu besar
E. Supaya sistem komputer tidak lambat
C. Untuk menjaga integritas informasi
Karena, distribusi dokumen rahasia harus dikendalikan untuk mencegah kebocoran yang dapat berdampak pada kebijakan institusi dan kepercayaan publik terhadap sistem administrasi.
Soal nomor 23.
Dalam sistem pengelolaan dokumen elektronik, Anda diminta membuat klasifikasi khusus untuk dokumen strategis. Apa prinsip utama yang harus diterapkan dalam klasifikasi digital ini?
A. Berdasarkan warna ikon file
B. Berdasarkan kategori fungsi, kerahasiaan, dan masa simpan
C. Berdasarkan nama pembuat dokumen
D. Berdasarkan ukuran file
E. Berdasarkan posisi penyimpanan terakhir
B. Berdasarkan kategori fungsi, kerahasiaan, dan masa simpan
Karena, prinsip ini memudahkan kontrol akses, retensi dokumen sesuai hukum, dan mendukung efektivitas pengambilan keputusan dalam proses kerja administratif.
Soal nomor 24.
Apa kelemahan utama jika dokumen keuangan dicampur dengan dokumen administrasi umum dalam sistem pengarsipan?
A. Tidak ada pengaruh signifikan
B. Proses pencarian menjadi lebih menarik
C. Menyulitkan audit dan meningkatkan risiko kesalahan administrasi
D. Pegawai lebih cepat menemukan semua dokumen
E. Mengurangi kebutuhan sistem pelabelan
C. Menyulitkan audit dan meningkatkan risiko kesalahan administrasi
Karena, dokumen keuangan memiliki ketentuan pelaporan dan pertanggungjawaban yang lebih ketat. Pencampuran dokumen mengganggu transparansi dan akuntabilitas lembaga.
Soal nomor 25.
Berikut ini merupakan contoh pemrosesan dokumen yang sesuai prosedur, kecuali
A. Memberi nomor urut dan klasifikasi dokumen masuk
B. Menyimpan dokumen berdasarkan urutan kronologis dan jenis
C. Mendistribusikan dokumen ke unit sesuai kewenangannya
D. Menyalin dokumen rahasia untuk dibagikan ke semua staf
E. Mencatat surat keluar dalam buku ekspedisi
D. Menyalin dokumen rahasia untuk dibagikan ke semua staf
Karena, dokumen rahasia hanya boleh diakses oleh pihak yang ditentukan. Menyalin dan menyebarkannya tanpa izin melanggar aturan dan berisiko menimbulkan kebocoran informasi.
Soal nomor 26.
Mengapa penting untuk memastikan dokumen pendukung seperti kuitansi, surat tugas, dan laporan kegiatan tersedia sebelum laporan akhir dikirim ke pimpinan?
A. Agar pimpinan bisa mencetak semua dokumen sekaligus
B. Supaya staf administrasi tidak perlu memeriksa ulang
C. Untuk mendukung validitas laporan dan menghindari penolakan formal
D. Agar terlihat bahwa dokumen sudah banyak
E. Supaya waktu kerja lebih panjang
C. Untuk mendukung validitas laporan dan menghindari penolakan formal
Karena, kelengkapan dokumen menjadi dasar validasi. Jika tidak dilampirkan, laporan bisa dianggap tidak sah dan menghambat proses administrasi selanjutnya.
Soal nomor 27.
Anda sedang memproses berkas rencana kegiatan tahunan. Dalam dokumen tersebut terdapat tabel yang tidak dilengkapi keterangan anggaran dan tidak ditandatangani. Apa yang seharusnya Anda lakukan?
A. Memasukkan berkas ke dalam arsip agar tidak hilang
B. Mengoreksi tabel dan menandatanganinya sendiri
C. Mencatat sebagai dokumen tidak sah dan menunggu pembaruan
D. Mengembalikan kepada unit pengusul untuk diperbaiki
E. Menyerahkan langsung ke kepala kantor untuk diputuskan
D. Mengembalikan kepada unit pengusul untuk diperbaiki
Karena, dokumen perencanaan yang tidak lengkap akan menimbulkan kesalahan implementasi. Perbaikan harus dilakukan oleh pihak yang berwenang agar dokumen menjadi valid dan dapat diproses.
Soal nomor 28.
Apa indikator bahwa pengelompokan dokumen sudah dilakukan dengan baik?
A. Semua dokumen berada di rak yang sama
B. Dokumen dari berbagai jenis dicampur tapi diberi nama unik
C. Arsip mudah diakses oleh siapa pun tanpa batas
D. Tidak ada kebutuhan untuk membuat daftar isi
E. Setiap jenis dokumen memiliki tempat tersendiri
E. Setiap jenis dokumen memiliki tempat tersendiri
Karena, pengelompokan ideal harus mencerminkan keteraturan berdasarkan isi dan waktu. Hal ini memudahkan pelacakan, evaluasi, dan penyimpanan jangka panjang.
Soal nomor 29.
Dokumen pengajuan pengadaan barang dari unit teknis telah diterima oleh bagian umum. Namun, staf administrasi belum memisahkan antara dokumen permohonan, RAB, dan surat persetujuan. Apa dampak jika dokumen langsung diarsipkan?
A. Proses pengadaan akan lebih cepat
B. Informasi penting tidak dapat ditindaklanjuti secara tepat
C. Staf teknis akan mengulang pengajuan
D. Dokumen tetap sah selama ada tanda tangan
E. Tidak ada dampak karena semua dokumen lengkap
B. Informasi penting tidak dapat ditindaklanjuti secara tepat
Karena, jika dokumen tidak dipilah berdasarkan jenis dan fungsi, proses lanjutan bisa salah jalur atau tertunda karena tidak jelas mana dokumen utama dan pendukungnya.
Soal nomor 30.
Apa peran petugas administrasi dalam memastikan dokumen yang dikirim ke pimpinan telah lengkap dan tersusun?
A. Menyusun ulang dokumen sesuai selera pribadi
B. Mengarsipkan langsung ke lemari pimpinan
C. Melakukan pengecekan struktur dan kelengkapan sebelum diajukan
D. Menyalin semua dokumen untuk dibawa pulang
E. Menyerahkan saja meskipun tidak yakin isinya lengkap
C. Melakukan pengecekan struktur dan kelengkapan sebelum diajukan
Karena, tanggung jawab administrasi tidak hanya menerima dan mengirim, tapi juga memastikan dokumen layak ditinjau oleh pimpinan. Pemeriksaan ini penting agar proses pengambilan keputusan berjalan lancar.
0 comments:
Posting Komentar